Jak wypełnić dziennik budowy? Poradnik krok po kroku

Dziennik budowy wypełnia się na bieżąco, chronologicznie, czytelnie i wyłącznie przez osoby uprawnione. Najważniejszą osobą odpowiedzialną za prowadzenie wpisów jest kierownik budowy, ale swoje wpisy mogą zamieszczać także inwestor, projektant, geodeta, kierownik robót, inspektor nadzoru inwestorskiego oraz uprawnieni pracownicy organów kontrolnych. Dziennik może mieć formę papierową albo elektroniczną, czyli EDB prowadzony w systemie GUNB.

Czym jest dziennik budowy?

Dziennik budowy dokumentuje przebieg robót oraz zdarzenia i okoliczności, które mogą wpływać na prawidłowość inwestycji. Nie jest prywatnym notatnikiem ani zbiorem luźnych uwag. Stanowi część dokumentacji budowy i może być sprawdzany przez organy nadzoru budowlanego, dlatego wpisy muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan prac.

Od 2023 roku inwestor może wybrać papierową albo elektroniczną formę dziennika. Dzienniki papierowe rozpoczęte wcześniej mogą być kontynuowane, natomiast nie wolno prowadzić tej samej inwestycji równolegle w dwóch formach.

Jak założyć dziennik budowy?

Założenie EDB w systemie GUNB

Elektroniczny Dziennik Budowy zakłada inwestor w systemie udostępnionym przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Do logowania służy login.gov.pl, a użytkownik może wykorzystać między innymi profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną.

Procedura wygląda następująco:

1. Zaloguj się do systemu EDB przez login.gov.pl.
2. Wybierz funkcję założenia nowego dziennika budowy.
3. Wprowadź dane inwestycji, w tym numer pozwolenia na budowę albo zgłoszenia, adres i numer działki.
4. Uzupełnij dane inwestora, rodzaj obiektu oraz planowany termin rozpoczęcia robót.
5. Zatwierdź wniosek i poczekaj na nadanie numeru dziennika.
6. Dodaj kierownika budowy oraz pozostałych uczestników, którzy mają dokonywać wpisów.

Po aktywowaniu dziennika inwestor może udostępnić go kierownikowi budowy, projektantowi, geodecie, inspektorowi nadzoru inwestorskiego lub innym uprawnionym osobom. Przed rozpoczęciem robót trzeba sprawdzić, czy dane uczestników są poprawne, zwłaszcza adresy e-mail używane przez nich podczas logowania.

Założenie dziennika papierowego

Papierowy dziennik uzyskuje się od właściwego organu administracji architektoniczno-budowlanej albo kupuje w gotowym formularzu, który następnie trzeba zarejestrować. Właściwość organu zależy od rodzaju inwestycji i lokalizacji, dlatego nie zawsze będzie nim Starostwo Powiatowe.

Organ wydaje lub rejestruje dziennik na podstawie danych inwestycji, pozwolenia na budowę albo zgłoszenia. Dokument powinien być zarejestrowany przed rozpoczęciem robót. Nie wolno rozpoczynać prac z niezatwierdzonym, niezarejestrowanym formularzem.

Kto może dokonywać wpisów?

Za rzetelne prowadzenie dziennika odpowiada przede wszystkim kierownik budowy. Prawo budowlane przyznaje jednak uprawnienie do dokonywania wpisów także innym uczestnikom procesu budowlanego:

• Inwestor może zamieszczać informacje i uwagi związane z przebiegiem inwestycji.
• Kierownik budowy dokumentuje roboty, zdarzenia, przerwy, kontrole oraz przejęcie i zakończenie obowiązków.
• Projektant wpisuje informacje związane z nadzorem autorskim i wyjaśnieniami projektowymi.
• Geodeta potwierdza wykonanie czynności geodezyjnych, w tym wytyczenie obiektu.
• Kierownik robót i inspektor nadzoru inwestorskiego wpisują informacje dotyczące zakresu swoich czynności.
• Uprawnieni pracownicy organów nadzoru i innych organów kontrolnych dokonują wpisów w ramach kontroli.

Pierwszy wpis zwykle zawiera dane inwestora, obiektu, pozwolenia lub zgłoszenia, wykonawcy oraz osób pełniących funkcje techniczne. Kierownik budowy potwierdza przyjęcie obowiązków, a geodeta odnotowuje wykonanie wytyczenia, jeżeli czynność została przeprowadzona.

Jak prawidłowo wypełniać dziennik budowy?

Każdy wpis powinien opisywać konkretne zdarzenie lub czynność istotną dla przebiegu robót. Nie trzeba przepisywać całego projektu ani tworzyć codziennego raportu z każdej drobnej pracy. Opis powinien być jednak na tyle precyzyjny, aby po czasie można było ustalić, co wykonano, kiedy to nastąpiło i kto ponosił odpowiedzialność za daną czynność.

Wpis powinien zawierać przede wszystkim:

• Datę dokonania wpisu i, gdy ma to znaczenie, datę opisywanego zdarzenia.
• Opis wykonanych robót, kontroli, odbioru, przerwy albo innej istotnej okoliczności.
• Informację o osobie dokonującej wpisu, jej funkcji lub reprezentowanym organie.
• Podpis w dzienniku papierowym albo elektroniczne uwierzytelnienie w EDB.
• Wskazanie załączonych protokołów, szkiców, zdjęć lub innych dokumentów, jeżeli są częścią dokumentacji.

Wpisy papierowe wykonuje się trwale i czytelnie, w kolejności chronologicznej. Nie należy zostawiać dużych pustych przestrzeni, wpisywać informacji na odwrocie numerowanych stron ani używać środka, który łatwo się rozmazuje lub blaknie. Protokoły można zamieścić bezpośrednio w dzienniku albo prowadzić oddzielnie, odnotowując w dzienniku fakt ich sporządzenia i sposób dołączenia do dokumentacji.

Nie wypełniaj dziennika „na zapas” ani wstecznie. Uzupełnianie kilku tygodni robót jednym wpisem może podważyć wiarygodność dokumentacji i utrudnić ustalenie rzeczywistego przebiegu budowy.

W EDB system porządkuje wpisy według daty i zapisuje historię operacji, ale nie zwalnia to użytkownika z obowiązku opisywania rzeczywistych zdarzeń na bieżąco. Załączniki, takie jak protokoły czy dokumentacja fotograficzna, powinny dotyczyć konkretnego wpisu i mieć jasny związek z prowadzonymi robotami.

Jak poprawić błąd?

W papierowym dzienniku nie wolno wymazywać, zamazywać ani usuwać błędnego zapisu. Niewłaściwą treść należy przekreślić w sposób pozwalający na jej odczytanie, a następnie wprowadzić prawidłową informację. Przy poprawce trzeba podać przyczynę zmiany, datę oraz podpis osoby, która jej dokonała.

W EDB korektę wykonuje się zgodnie z funkcjami dostępnymi w systemie. Nie należy usuwać historii ani zastępować pierwotnego wpisu nowym opisem bez zachowania śladu zmiany. Jeżeli błąd dotyczy istotnej informacji technicznej, sposób jego skorygowania warto uzgodnić z kierownikiem budowy.

Jakie zdarzenia wpisuje się do dziennika?

W dzienniku należy odnotować zdarzenia wpływające na przebieg, jakość, bezpieczeństwo lub formalną prawidłowość robót. W praktyce są to między innymi:

• Rozpoczęcie robót oraz przekazanie kierownikowi zatwierdzonego projektu budowlanego i, jeśli jest wymagany, projektu technicznego.
• Wytyczenie obiektu przez geodetę oraz inne czynności geodezyjne wykonywane w toku budowy.
• Rozpoczęcie i zakończenie istotnych etapów, odbiory częściowe oraz odbiór końcowy.
• Zmiana kierownika budowy, kierownika robót, projektanta lub inspektora nadzoru, wraz z określeniem stanu zaawansowania prac.
• Przerwy w robotach, wstrzymanie budowy, awarie i inne zdarzenia wpływające na termin lub sposób realizacji inwestycji.
• Kontrole organów nadzoru budowlanego oraz zalecenia i ustalenia osób uprawnionych.

Przy zmianie kierownika dotychczasowy kierownik powinien wskazać dzień zakończenia pełnienia funkcji i stan robót. Nowy kierownik potwierdza przejęcie obowiązków oraz opisuje stan zaawansowania inwestycji. W przypadku rozbieżności geodezyjnych należy odnotować je w dzienniku i dołączyć wymaganą dokumentację, na przykład szkice.

Co zrobić po zakończeniu budowy?

Po wykonaniu wszystkich robót kierownik budowy dokonuje końcowego wpisu. Powinien w nim potwierdzić zakończenie prac, stan obiektu, wykonanie robót zgodnie z dokumentacją w zakresie wymaganym przepisami oraz uporządkowanie terenu budowy. Następnie inwestor dołącza wymagane dokumenty do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo wniosku o pozwolenie na użytkowanie.

Przed zamknięciem dokumentacji sprawdź:

• Czy wpisano rozpoczęcie i zakończenie robót oraz wszystkie istotne etapy budowy.
• Czy osoby pełniące funkcje techniczne potwierdziły przejęcie i zakończenie obowiązków.
• Czy odnotowano kontrole, odbiory, przerwy, wstrzymania robót i zmiany uczestników.
• Czy poprawki są czytelne, uzasadnione, opatrzone datą i podpisem.
• Czy protokoły, szkice i inne załączniki zostały prawidłowo dołączone lub wskazane w dzienniku.
• Czy papierowy oryginał albo elektroniczny dokument można przekazać organowi w ramach procedury zakończenia budowy.

Papierowy dziennik należy przechowywać wraz z dokumentacją powykonawczą. Zgodnie z przekazanymi materiałami okres przechowywania wynosi 10 lat, jednak przy inwestycjach i dokumentacji dotyczących obiektu warto zachować dokumenty przez cały okres użytkowania, zwłaszcza gdy mogą być potrzebne przy remontach, kontrolach lub sporach. W razie zagubienia albo zniszczenia papierowego dziennika trzeba niezwłocznie skontaktować się z właściwym organem i odtworzyć wpisy na podstawie dostępnych dowodów. EDB pozostaje zapisany w systemie i jest dostępny dla uprawnionych osób zgodnie z zasadami systemu.

Najbezpieczniejsza zasada brzmi prosto: kierownik budowy powinien dokumentować zdarzenia na bieżąco, a każdy uczestnik ma wpisywać wyłącznie informacje mieszczące się w zakresie jego funkcji. Chronologia, trwałość i zgodność z rzeczywistym przebiegiem prac są ważniejsze niż rozbudowane opisy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani technicznej. W razie zagubienia dokumentacji, poważnych odstępstw od projektu lub wątpliwości dotyczących odpowiedzialności uczestników budowy skonsultuj się z kierownikiem budowy, właściwym organem administracji albo specjalistą w zakresie prawa budowlanego.