Jak wypełnić książkę obiektu budowlanego?
Do 31 grudnia 2026 r. właściciel lub zarządca większości obiektów budowlanych musi założyć elektroniczną książkę obiektu budowlanego, czyli c-KOB. Nową książkę zakłada się w systemie GUNB, a każdy wpis trzeba dodać niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od zdarzenia.
Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia KOB?
Książkę obiektu budowlanego prowadzi się dla budynku oraz dla obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, jeżeli jego projekt architektoniczno-budowlany i techniczny wymagał sprawdzenia zgodności z przepisami techniczno-budowlanymi. Za założenie i prowadzenie książki odpowiada właściciel albo zarządca obiektu.
Obowiązek nie obejmuje między innymi:
- domów jednorodzinnych,
- garaży i budynków gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej,
- obiektów budownictwa zagrodowego i letniskowego,
- obiektów budowlanych realizowanych na zgłoszenie, dla których nie trzeba uzyskać pozwolenia na budowę.
Wyjątki od ostatniej grupy dotyczą między innymi sieci gazowych. W przypadku dróg i obiektów mostowych KOB prowadzi się wtedy, gdy dla danego obiektu nie jest prowadzona książka drogi albo książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.
Od 1 stycznia 2023 r. przepisy pozwalają prowadzić książkę w systemie c-KOB. Istniejącą papierową książkę trzeba przenieść do systemu najpóźniej do 31 grudnia 2026 r. Nie przepisuje się do niej wszystkich wcześniejszych wpisów. Po założeniu c-KOB papierową książkę należy zamknąć odpowiednim wpisem i przechowywać przez okres istnienia obiektu.
Jak założyć c-KOB krok po kroku?
System Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego jest udostępniany przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Do logowania służy Węzeł Krajowy, czyli usługa login.gov.pl. Możesz użyć profilu zaufanego, e-dowodu albo bankowej usługi zaufania.
Procedura założenia książki wygląda następująco:
- Zaloguj się do systemu c-KOB przez Węzeł Krajowy.
- Wybierz funkcję założenia nowej książki i określ swoją rolę jako właściciel, zarządca albo osoba działająca w ich imieniu.
- Wprowadź dane właściciela lub zarządcy, w tym imię i nazwisko albo nazwę, adres oraz adres e-mail.
- Dodaj dane obiektu, jego adres i lokalizację wskazaną na mapie systemowej.
- Wskaż osobę odpowiedzialną za prowadzenie książki, jeżeli nie prowadzisz jej samodzielnie.
- Dołącz dokument potwierdzający tytuł prawny do obiektu oraz wymagany plan sytuacyjny.
- Sprawdź dane i zatwierdź założenie książki.
Przed rozpoczęciem pracy przygotuj dokumenty, które zwykle będą potrzebne:
- dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu,
- plan sytuacyjny obiektu w wymaganej formie,
- dane właściciela, zarządcy i osoby reprezentującej ich interesy,
- informacje identyfikujące obiekt oraz jego lokalizację.
Plan sytuacyjny powinien pokazywać między innymi granice nieruchomości, przyłącza, miejsca odcięcia instalacji, drogi pożarowe oraz hydranty lub inne punkty poboru wody do celów przeciwpożarowych. Przy urządzeniach odcinających znajdujących się wewnątrz obiektu należy dołączyć opis ułatwiający ich zlokalizowanie.
Kto może dodawać wpisy do c-KOB?
Właściciel lub zarządca może wskazać osobę fizyczną odpowiedzialną za bieżące prowadzenie książki. Organy nadzoru budowlanego nie wybierają tej osoby za właściciela. Zakres uprawnień zależy od roli przypisanej w systemie.
| Rola | Zakres wpisów | Uprawnienia |
|---|---|---|
| Właściciel lub zarządca | Dane obiektu, dokumenty urzędowe, ekspertyzy, opinie, roboty budowlane, awarie i inne zdarzenia dotyczące obiektu | Założenie i zamknięcie książki, wskazanie osoby prowadzącej, udzielanie dostępu |
| Osoba wskazana do prowadzenia książki | Bieżące informacje o obiekcie, przeglądach, konserwacji, naprawach i dokumentacji | Wprowadzanie wpisów w zakresie udzielonego upoważnienia oraz nadawanie czasowego dostępu osobom kontrolującym |
| Osoba kontrolująca | Wpis dotyczący przeprowadzonej kontroli oraz wymagane protokoły | Dostęp wyłącznie w zakresie konkretnej kontroli i na czas niezbędny do jej wykonania |
Osoba przeprowadzająca kontrolę okresową sama umieszcza w c-KOB wpis dotyczący tej kontroli. Właściciel lub osoba prowadząca książkę nie powinna zastępować jej przy sporządzaniu takiego wpisu. Aby kontrolujący mógł wykonać obowiązek, należy nadać mu czasowy dostęp do książki.
Wpisu dokonuje się niezwłocznie, maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia zdarzenia. Jeżeli system c-KOB nie działa albo wystąpiła przerwa techniczna, wpis trzeba dodać niezwłocznie po usunięciu awarii.
Przy dodawaniu wpisu o kontroli należy:
- Otworzyć właściwą książkę i nadać osobie kontrolującej czasowy dostęp.
- Wskazać rodzaj oraz datę przeprowadzonej kontroli.
- Dołączyć protokół i inne dokumenty wymagane dla danego rodzaju kontroli.
- Zweryfikować kompletność wpisu i zapisać go w systemie.
- Jeżeli przepisy tego wymagają, przekazać przez system zawiadomienie lub protokół do właściwego organu nadzoru budowlanego.
Osoba, która dodała wpis, może go anulować albo zmodyfikować w ciągu 30 dni od jego utworzenia. Dlatego właściciel lub zarządca powinien sprawdzać wpisy przed upływem tego terminu. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów przekazywanych przez zewnętrzne firmy wykonujące kontrole i remonty.
Jak prowadzić c-KOB bez błędów?
Najczęstsze problemy wynikają z braku dokumentów, nieaktualnych uprawnień i opóźnień we wpisach. Pomocne są proste zasady organizacyjne:
- eksportuj zweryfikowaną c-KOB do pliku PDF i przechowuj kopię na oddzielnym nośniku,
- prowadź zewnętrzny rejestr osób, którym przyznano stały lub czasowy dostęp,
- sprawdzaj kompletność wpisów przed upływem 30 dni od ich dodania,
- aktualizuj dane osoby prowadzącej książkę po zmianie pracownika, zarządcy albo pełnomocnika.
Za brak książki albo brak wymaganego wpisu właścicielowi, zarządcy, osobie prowadzącej książkę lub osobie kontrolującej może grozić grzywna do 500 zł, zgodnie z art. 93 Prawa budowlanego. Wysokość wskazywana w starszych materiałach jako 5000 zł nie odpowiada tej podstawie prawnej.
W praktyce najlepiej założyć c-KOB przed upływem ustawowego terminu, przygotować plan sytuacyjny i od razu ustalić, kto będzie odpowiadał za bieżące wpisy. Dzięki temu każda kontrola, naprawa, ekspertyza lub decyzja dotycząca obiektu trafi do właściwej osoby i zostanie udokumentowana w terminie.
