Książka obiektu budowlanego – poradnik jak ją prowadzić

Książka obiektu budowlanego (KOB) dokumentuje stan techniczny obiektu, kontrole, remonty i decyzje dotyczące jego użytkowania. Obowiązek jej prowadzenia spoczywa na właścicielu lub zarządcy. Dla nowych obiektów książkę zakłada się elektronicznie w systemie c-KOB, a papierowe książki dotyczące starszych obiektów trzeba przenieść do systemu do 1 stycznia 2027 r.

Czym jest książka obiektu budowlanego?

KOB jest dokumentem zarządczym wymaganym przez ustawę z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Zawiera informacje pozwalające odtworzyć historię użytkowania obiektu, jego kontroli, napraw, przebudów oraz zdarzeń wpływających na bezpieczeństwo.

Za założenie i prowadzenie książki odpowiada właściciel albo zarządca. Właściciel lub zarządca wskazuje też osobę fizyczną odpowiedzialną za bieżące prowadzenie KOB. Wpisu dokonuje się niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od zaistnienia zdarzenia, którego dotyczy.

Dla jakich obiektów KOB jest obowiązkowa?

Książkę prowadzi się dla każdego budynku oraz dla obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt podlega obowiązkowi sprawdzenia. Dotyczy to między innymi wybranych budowli, takich jak silosy, zapory, rurociągi czy niektóre sieci.

Obowiązek nie obejmuje między innymi następujących obiektów:

• budynków mieszkalnych jednorodzinnych oraz garaży i budynków gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej
• obiektów budownictwa zagrodowego i letniskowego
• obiektów wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2 Prawa budowlanego, z wyjątkiem sieci gazowych
• dróg i obiektów mostowych, dla których prowadzi się książkę drogi albo książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych

Wyłączenie nie zawsze jest stałe. Jeżeli zmiana sposobu użytkowania sprawi, że obiekt zacznie podlegać obowiązkowi prowadzenia KOB, książkę trzeba założyć w terminie wynikającym z przepisów.

W jakiej formie prowadzić KOB?

Od 1 stycznia 2024 r. nowe książki zakłada się co do zasady wyłącznie elektronicznie. System c-KOB jest udostępniany przez portal e-budownictwo.gunb.gov.pl i pozostaje pod administracją Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego.

Digitalizacja starszej książki nie oznacza, że wcześniejszy brak dokumentu przestaje mieć znaczenie. Obiekt, który powinien mieć KOB, musi zostać objęty tym obowiązkiem także wtedy, gdy został oddany do użytkowania przed zmianą przepisów.

Jak założyć i prowadzić książkę w systemie c-KOB?

Do założenia elektronicznej KOB i dokonywania wpisów potrzebne jest konto w systemie c-KOB. Procedura przebiega według następujących kroków:

1. Załóż konto – podaj imię i nazwisko albo nazwę, adres, adres e-mail oraz dane potrzebne do potwierdzenia uprawnień.
2. Zaloguj się do systemu – wybierz funkcję założenia książki obiektu budowlanego.
3. Dodaj obiekt – wprowadź dane właściciela lub zarządcy, adres i lokalizację obiektu na mapie oraz dokument potwierdzający tytuł prawny.
4. Wskaż osobę prowadzącą książkę – właściciel lub zarządca wyznacza osobę fizyczną odpowiedzialną za bieżące prowadzenie KOB.
5. Dodawaj wpisy i dokumenty – rejestruj kontrole, ekspertyzy, roboty budowlane, decyzje administracyjne i inne zdarzenia wskazane w ustawie.
6. Udziel dostępu uprawnionym osobom – osoby wykonujące kontrole powinny mieć możliwość dokonania wpisu w zakresie przeprowadzonych czynności.

System nadaje książce indywidualny numer i zabezpiecza dane przed usunięciem lub zmianą. Korekta może być wykonana przez osobę uprawnioną w zakresie własnego wpisu. Przy zmianie właściciela lub zarządcy elektroniczną książkę przekazuje się nowej osobie w systemie c-KOB.

Co musi zawierać wpis w KOB?

Zakres informacji wynika przede wszystkim z art. 60a Prawa budowlanego. W książce należy ujmować:

• informacje o obiekcie oraz dane właściciela lub zarządcy, w tym adres i adres e-mail
• wyniki kontroli okresowych przeprowadzanych na podstawie art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego
• ekspertyzy i opinie techniczne wraz z danymi osób, które je sporządziły
• przeglądy techniczne, konserwację i naprawy urządzeń przeciwpożarowych
• roboty budowlane wykonane po oddaniu obiektu do użytkowania, w tym remonty, przebudowy i modernizacje
• informacje o katastrofach budowlanych dotyczących obiektu
• decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty organów administracji publicznej związane z obiektem

Do książki należy także dołączyć plan sytuacyjny. Powinien wskazywać granice nieruchomości, miejsca przyłączenia do sieci, urządzenia służące do odcięcia instalacji, drogi pożarowe oraz hydranty zewnętrzne lub inne punkty poboru wody do celów przeciwpożarowych.

Co grozi za brak KOB?

Niezałożenie książki, jej nieprowadzenie albo pomijanie wymaganych wpisów narusza przepisy Prawa budowlanego. Odpowiedzialność spoczywa przede wszystkim na właścicielu lub zarządcy, choć w praktyce zadania mogą być powierzone wyznaczonej osobie lub wyspecjalizowanemu podmiotowi.

Nieprowadzenie KOB jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Dlatego trzeba pilnować zarówno terminu założenia książki, jak i bieżącego rejestrowania kontroli, remontów, ekspertyz oraz decyzji dotyczących obiektu. Przy starszej dokumentacji istotne jest także przeniesienie papierowej książki do c-KOB przed upływem 2026 roku.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy aktualnych przepisów ani porady prawnej.